Các Hàm Thường Được Sử Dụng Trong Excel

Trong Excel, để thuận tiện trong công việc cũng như trong học tập bạn cần phải dùng đến các hàm tính toán và xử lí số liệu. Vậy các hàm thường dùng trong Excel là gì?

Hàm tính toán Logic

Hàm SUM

Hàm SUM là một hàm toán học trong đại số, được sử dụng để tính tổng của một loạt các số. Hàm này có thể được sử dụng để tính tổng của một dãy số hoặc các giá trị được tính toán từ một biểu thức.

Hàm SUM định nghĩa như sau:

=SUM(Number1, Number2, Number3)

Trong đó: Number1, Number2, Number 3 là giá trị các số hạng cần tính tổng

Hàm SUM còn được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau của toán học, như trong tính toán đại số, xác suất thống kê, và lý thuyết số

Hàm MIN/MAX

Hàm MIN và hàm MAX là hai hàm toán học trong đại số, được sử dụng để tìm giá trị nhỏ nhất và lớn nhất của một tập hợp các giá trị, tương ứng.

Hàm MIN được sử dụng để tìm giá trị nhỏ nhất trong một tập hợp các giá trị. Ví dụ, nếu ta có các số 3, 7, 2, 9 và 4, thì giá trị nhỏ nhất trong tập hợp này là 2. Cú pháp của hàm MIN được định nghĩa như sau:

=MIN(Number1, Number2,…)

Trong đó: Number1, Number là các giá trị cần so sánh.

Hàm MAX được sử dụng để tìm giá trị lớn nhất trong một tập hợp các giá trị. Ví dụ, nếu ta có các số 3, 7, 2, 9 và 4, thì giá trị lớn nhất trong tập hợp này là 9. Cú pháp của hàm MAX được định nghĩa như sau:

=MAX(Number1, Number2,…)

Trong đó: Number1, Number là các giá trị cần so sánh.

Cả hai hàm MIN và MAX đều được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực khác nhau của toán học và trong các ngôn ngữ lập trình, ví dụ như trong tính toán đại số, xác suất thống kê, và khoa học máy tính.

Hàm COUNT/COUNTA

Hàm COUNT và hàm COUNTA là hai hàm tính toán được sử dụng trong các ứng dụng bảng tính hoặc ngôn ngữ lập trình để đếm số lượng phần tử trong một tập hợp hoặc dãy giá trị.

Hàm COUNT được sử dụng để đếm số lượng phần tử trong một tập hợp có giá trị khác với giá trị rỗng (không có giá trị). Ví dụ, nếu ta có các số 1, 2, 3, 4 và một ô rỗng, thì hàm COUNT sẽ trả về giá trị 4 (bỏ qua ô rỗng).

Cú pháp của hàm COUNT được định nghĩa như sau:

=COUNT(value1, [value2], …)

Trong đó:  value1, value2, … là các giá trị cần đếm. Hàm COUNT sẽ trả về số lượng các giá trị khác với giá trị rỗng.

Hàm COUNTA được sử dụng để đếm số lượng phần tử trong một tập hợp có giá trị khác với giá trị rỗng hoặc không có giá trị. Ví dụ, nếu ta có các số 1, 2, 3, 4 và một ô rỗng, thì hàm COUNTA sẽ trả về giá trị 5 (bao gồm cả ô rỗng).

Cú pháp của hàm COUNTA được định nghĩa như sau:

COUNTA(value1, [value2], …)

Trong đó: value1, value2, … là các giá trị cần đếm. Hàm COUNTA sẽ trả về số lượng các giá trị khác với giá trị rỗng hoặc không có giá trị.

Hai hàm COUNT và COUNTA được sử dụng rộng rãi trong các ứng dụng bảng tính và ngôn ngữ lập trình để đếm số lượng phần tử hoặc dữ liệu có sẵn trong các tập hợp hoặc danh sách.

Hàm AVERAGE

Hàm AVERAGE là một hàm tính toán được sử dụng trong các ứng dụng bảng tính hoặc ngôn ngữ lập trình để tính trung bình cộng của một tập hợp các giá trị số.

Cú pháp của hàm AVERAGE như sau:

=AVERAGE(number1, [number2], …)

Trong đó: number1, number2, … là các giá trị số cần tính trung bình cộng. Hàm AVERAGE sẽ trả về giá trị trung bình cộng của các giá trị này.

Ví dụ, nếu ta có các số 5, 10, 15 và 20, thì hàm AVERAGE sẽ trả về giá trị 12.5 (tổng các số này là 50, chia cho số lượng là 4).

Hàm AVERAGE cũng có thể được sử dụng để tính trung bình cộng của các giá trị trong một phạm vi hoặc tập hợp trong một bảng tính. Ví dụ, để tính trung bình cộng của các giá trị từ ô A1 đến A10 trong một bảng tính, ta có thể sử dụng công thức sau:

=AVERAGE(A1:A10)

Hàm AVERAGE là một công cụ hữu ích trong các ứng dụng thống kê và trong các phân tích dữ liệu để tính trung bình cộng của các giá trị.

Hàm điều kiện Logic

Hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF là một hàm tính toán được sử dụng trong các ứng dụng bảng tính hoặc ngôn ngữ lập trình để đếm số lượng phần tử trong một tập hợp thỏa mãn một điều kiện cụ thể.

Cú pháp của hàm COUNTIF như sau:

=COUNTIF(range, criteria)

Trong đó: range là phạm vi cần kiểm tra và criteria là điều kiện mà các phần tử trong range cần phải thỏa mãn. Điều kiện có thể là một giá trị, một biểu thức hoặc một chuỗi ký tự. Hàm COUNTIF sẽ đếm số lượng phần tử trong range thỏa mãn điều kiện được chỉ định trong criteria.

Ví dụ, nếu ta có danh sách các giá trị số từ A1 đến A10 và muốn đếm số lượng giá trị lớn hơn hoặc bằng 5, ta có thể sử dụng công thức sau:

=COUNTIF(A1:A10, “>=5”)

Hàm COUNTIF là một công cụ hữu ích trong các ứng dụng thống kê và trong các phân tích dữ liệu để đếm số lượng phần tử thỏa mãn một điều kiện cụ thể.

Hàm IF

Hàm IF (hay còn gọi là hàm IF-THEN) là một hàm tính toán được sử dụng trong các ứng dụng bảng tính hoặc ngôn ngữ lập trình để kiểm tra một điều kiện cụ thể và thực hiện một hành động nào đó nếu điều kiện đó đúng và một hành động khác nếu điều kiện đó sai.

Cú pháp của hàm IF như sau:

=IF(condition, value_if_true, value_if_false)

Trong đó, condition là điều kiện cần kiểm tra, value_if_true là giá trị trả về nếu điều kiện đúng và value_if_false là giá trị trả về nếu điều kiện sai.

Ví dụ: nếu ta muốn kiểm tra xem một số trong ô A1 có lớn hơn 10 hay không và hiển thị thông báo “Lớn hơn 10” nếu điều kiện đúng hoặc hiển thị thông báo “Không lớn hơn 10” nếu điều kiện sai, ta có thể sử dụng công thức sau:

=IF(A1>10, “Lớn hơn 10”, “Không lớn hơn 10”)

=> Nếu giá trị trong ô A1 lớn hơn 10, công thức sẽ trả về giá trị “Lớn hơn 10”, nếu không, công thức sẽ trả về giá trị “Không lớn hơn 10”.

– Hàm IF cũng có thể được sử dụng để thực hiện nhiều kiểm tra và thực hiện nhiều hành động khác nhau tùy thuộc vào kết quả của các kiểm tra đó. Ví dụ, ta có thể sử dụng nhiều lệnh IF để tính toán điểm trung bình của một học sinh và hiển thị thông báo về mức đánh giá của học sinh đó (A, B, C, D hoặc F) dựa trên điểm số đó.

–  Hàm IF là một công cụ quan trọng trong các ứng dụng tính toán và lập trình để kiểm tra các điều kiện và thực hiện các hành động tùy thuộc vào kết quả của các kiểm tra đó.

Hàm SUMIF

Hàm SUMIF là một hàm tính toán trong Excel được sử dụng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi cụ thể dựa trên một điều kiện được chỉ định.

Cú pháp của hàm SUMIF như sau:

=SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Trong đó:

–  range: là phạm vi chứa các giá trị cần được kiểm tra.

–  criteria: là điều kiện cần kiểm tra, có thể là giá trị cụ thể, biểu thức hoặc tham chiếu đến một ô.

–  sum_range: (tùy chọn) là phạm vi chứa các giá trị cần tính tổng. Nếu không được chỉ định, giá trị trong phạm vi range sẽ được tính tổng.

Ví dụ: nếu ta muốn tính tổng các giá trị trong phạm vi A1:A10 nếu giá trị trong cột B tương ứng lớn hơn 5, ta có thể sử dụng công thức sau:

=SUMIF(B1:B10, “>5”, A1:A10)

Công thức trên sẽ tính tổng các giá trị trong phạm vi A1:A10 nếu giá trị tương ứng trong phạm vi B1:B10 lớn hơn 5.

Hàm SUMIF có thể được sử dụng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi dựa trên một điều kiện cụ thể, giúp người dùng nhanh chóng tính toán các giá trị thống kê và phân tích dữ liệu trong Excel.

Hàm sử dụng trong văn bản

Hàm LEFT/RIGHT/MID

Hàm LEFT, RIGHT và MID là các hàm chuỗi trong Excel được sử dụng để trích xuất một phần của một chuỗi dữ liệu. Các hàm này có thể giúp bạn lấy ra một phần của một chuỗi dữ liệu để sử dụng trong các tính toán hoặc phân tích dữ liệu.

a. Hàm LEFT: được sử dụng để trích xuất một số ký tự đầu tiên của một chuỗi dữ liệu. Cú pháp của hàm LEFT như sau:

=LEFT(text, num_chars)

Trong đó:

• text: là chuỗi dữ liệu cần trích xuất.
• num_chars: là số ký tự đầu tiên cần trích xuất.

b. Hàm RIGHT: được sử dụng để trích xuất một số ký tự cuối cùng của một chuỗi dữ liệu. Cú pháp của hàm RIGHT như sau:

=RIGHT(text, num_chars)

Trong đó:

–  text: là chuỗi dữ liệu cần trích xuất.

–  num_chars: là số ký tự cuối cùng cần trích xuất.

c. Hàm MID

Hàm MID: được sử dụng để trích xuất một phần của một chuỗi dữ liệu bằng cách chỉ định vị trí bắt đầu và số ký tự cần trích xuất.

Cú pháp của hàm MID như sau:

=MID(text, start_num, num_chars)

Trong đó:

• text: là chuỗi dữ liệu cần trích xuất.
• start_num: là vị trí bắt đầu trích xuất.
• num_chars: là số ký tự cần trích xuất.

Hàm CONCAT

Hàm CONCAT trong Excel được sử dụng để nối các chuỗi văn bản hoặc các giá trị với nhau. Hàm này được giới thiệu từ phiên bản Excel 2016 trở lên và được sử dụng để thay thế cho hàm CONCATENATE.

Cú pháp của hàm CONCAT như sau:

=CONCAT(text1, [text2], …)

Trong đó:

text1, text2, …: là các chuỗi văn bản hoặc giá trị cần nối với nhau.

Hàm ngày tháng

Hàm NOW

Hàm NOW trong Excel được sử dụng để trả về ngày và giờ hiện tại của hệ thống. Khi sử dụng hàm này, Excel sẽ lấy ngày và giờ hiện tại từ máy tính và hiển thị kết quả dưới dạng số nguyên, với phần nguyên là ngày và phần thập phân là giờ.

Cú pháp của hàm NOW đơn giản như sau

=NOW()

Chú ý rằng kết quả của hàm NOW sẽ thay đổi mỗi khi bạn tính toán lại bảng tính hoặc khi bạn mở lại tập tin Excel.

Hàm DATE

Hàm DATE trong Excel được sử dụng để tạo ra một giá trị ngày dựa trên các đầu vào về ngày, tháng và năm. Hàm này sẽ trả về giá trị ngày dưới dạng số nguyên, mà bạn có thể định dạng lại theo cách bạn muốn.

Cú pháp của hàm DATE như sau:

=DATE(year, month, day)

Trong đó:

–  year: là giá trị của năm bạn muốn tạo. Đây có thể là một giá trị nguyên hoặc một tham chiếu đến một ô chứa giá trị nguyên đó.

–  month: là giá trị của tháng bạn muốn tạo. Đây cũng có thể là một giá trị nguyên hoặc một tham chiếu đến một ô chứa giá trị nguyên đó.

–  day: là giá trị của ngày bạn muốn tạo. Cũng tương tự như year và month, đây có thể là một giá trị nguyên hoặc một tham chiếu đến một ô chứa giá trị nguyên đó.

Hàm tra cứu dữ liệu

Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP trong Excel được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong một dãy dữ liệu và trả về giá trị liên quan tương ứng từ cột khác trong bảng tính.

VLOOKUP là một trong những hàm phổ biến nhất trong Excel và được sử dụng rộng rãi trong việc phân tích và tổng hợp dữ liệu.

Cú pháp của hàm VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

–  lookup_value: là giá trị cần tìm kiếm trong bảng tính. Đây có thể là một giá trị, một tham chiếu đến một ô chứa giá trị đó, hoặc một công thức trả về giá trị đó.

–  table_array: là phạm vi dữ liệu chứa giá trị tìm kiếm và các giá trị liên quan tương ứng. Phạm vi này phải bao gồm cả cột chứa giá trị tìm kiếm và cột chứa giá trị liên quan tương ứng. Bạn có thể chỉ định phạm vi này bằng cách sử dụng tên phạm vi hoặc tham chiếu đến phạm vi đó.

–  col_index_num: là số thứ tự của cột trong table_array mà bạn muốn trả về giá trị liên quan tương ứng. Ví dụ, nếu bạn muốn trả về giá trị từ cột thứ hai của table_array, col_index_num sẽ là 2.

–  range_lookup: là một giá trị tùy chọn cho biết liệu bạn muốn tìm kiếm chính xác (exact match) hay tìm kiếm gần đúng (approximate match). Nếu bạn muốn tìm kiếm chính xác, hãy sử dụng giá trị FALSE hoặc 0. Nếu bạn muốn tìm kiếm gần đúng, hãy sử dụng giá trị TRUE hoặc 1.

Hàm INDEX

Hàm INDEX trong Excel được sử dụng để truy xuất một giá trị từ một vùng dữ liệu đã cho bằng cách sử dụng chỉ số hàng và cột.

Hàm này cho phép bạn trích xuất giá trị từ bất kỳ vị trí nào trong bảng tính của mình, không chỉ từ các ô liền kề như các hàm khác như VLOOKUP hay HLOOKUP.

Cú pháp của hàm INDEX như sau:

=INDEX(array, row_num, [column_num])

Trong đó:

–  array: là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn truy xuất giá trị. Phạm vi này có thể bao gồm một dãy dữ liệu, một bảng tính hoặc một mảng.

–  row_num: là số chỉ mục hàng của giá trị bạn muốn truy xuất trong phạm vi dữ liệu. Nếu bạn muốn truy xuất toàn bộ hàng của phạm vi dữ liệu, bạn có thể sử dụng giá trị 0 hoặc “”.

–  column_num: là số chỉ mục cột của giá trị bạn muốn truy xuất trong phạm vi dữ liệu. Nếu bạn muốn truy xuất toàn bộ cột của phạm vi dữ liệu, bạn có thể sử dụng giá trị 0 hoặc “”.

Chú ý: nếu bạn chỉ sử dụng row_num mà không sử dụng column_num, thì hàm INDEX sẽ trả về một mảng các giá trị trong hàng được chỉ định.

Hàm MATCH

Hàm MATCH trong Excel được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong một phạm vi và trả về vị trí của giá trị đó trong phạm vi. Hàm này thường được sử dụng để kết hợp với hàm INDEX để truy xuất giá trị từ một vị trí cụ thể trong một phạm vi.

Cú pháp của hàm MATCH như sau:

=MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

Trong đó:

– lookup_value: là giá trị mà bạn muốn tìm kiếm trong phạm vi.

–  lookup_array: là phạm vi mà bạn muốn tìm kiếm giá trị. Phạm vi này có thể là một dãy dữ liệu, một bảng tính hoặc một mảng.

–  match_type: là loại kết hợp bạn muốn sử dụng. Nếu bạn không chỉ định loại kết hợp, Excel sẽ sử dụng loại kết hợp chính xác (exact match) là 0. Có ba loại kết hợp khác nhau:

Hàm HLOOKUP

Hàm HLOOKUP trong Excel được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong hàng đầu tiên của một phạm vi và trả về giá trị tương ứng ở hàng được chỉ định. Hàm này thường được sử dụng để tìm kiếm các giá trị trong bảng dữ liệu có định dạng ngang.

Cú pháp của hàm HLOOKUP như sau:

=HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

–  lookup_value: là giá trị mà bạn muốn tìm kiếm trong hàng đầu tiên của phạm vi.

–  table_array: là phạm vi chứa bảng dữ liệu của bạn. Hàng đầu tiên của phạm vi này sẽ được tìm kiếm để tìm giá trị tương ứng.

–  row_index_num: là số hàng trong phạm vi mà bạn muốn trả về giá trị. Hàng đầu tiên của phạm vi có số hàng là 1, hàng thứ hai có số hàng là 2 và tiếp tục.

–  range_lookup: là một giá trị tùy chọn cho biết bạn muốn sử dụng kết hợp chính xác (exact match) hay kết hợp xấp xỉ (approximate match). Nếu bạn không chỉ định giá trị này, Excel sẽ sử dụng kết hợp chính xác là TRUE hoặc 1.

Nếu giá trị tìm kiếm không có trong hàng đầu tiên của phạm vi và range_lookup được chỉ định là FALSE hoặc 0, hàm HLOOKUP sẽ trả về giá trị lỗi #N/A.

Nếu range_lookup được chỉ định là TRUE hoặc 1, hàm HLOOKUP sẽ trả về giá trị gần nhất với giá trị tìm kiếm.

Các hàm thường dùng trong Excel cho dân văn phòng

Dưới đây là các hàm thường dùng trong Excel  thường được sử dụng trong văn phòng:

–  SUM: Tổng của một dãy các số.

–  AVERAGE: Trung bình cộng của một dãy các số.

–  COUNT: Số lượng các ô trong một dãy có chứa giá trị số.

–  COUNTA: Số lượng các ô trong một dãy có chứa bất kỳ giá trị nào (bao gồm cả ký tự và giá trị số).

–  IF: Thực hiện một số thao tác nếu một điều kiện được đáp ứng và thực hiện một số thao tác khác nếu điều kiện không được đáp ứng.

–  VLOOKUP: Tìm kiếm giá trị trong một cột và trả về giá trị tương ứng trong cột khác.

–  HLOOKUP: Tìm kiếm giá trị trong hàng đầu tiên của một phạm vi và trả về giá trị tương ứng trong hàng khác.

–  INDEX: Trả về giá trị của một ô trong một phạm vi dựa trên chỉ số hàng và chỉ số cột.

–  MATCH: Tìm kiếm một giá trị trong một phạm vi và trả về vị trí của giá trị đó trong phạm vi.

–  CONCATENATE: Nối các chuỗi văn bản lại với nhau để tạo ra một chuỗi mới.

Những hàm này rất hữu ích trong việc xử lý dữ liệu trong Excel và có thể giúp cho người dùng tiết kiệm rất nhiều thời gian khi thao tác với bảng tính.